項目群管理信息支持平臺的用戶及需求

　　由于項目群管理信息支持平臺應(yīng)用于整個組織范圍內(nèi)的項目，因此有大量不同層次的用戶，根據(jù)項目群管理的層次，組織內(nèi)用戶主要包括企業(yè)決策層、戰(zhàn)略層、戰(zhàn)術(shù)層以及運營層幾個層次，如表1所示，具體包括：(1)組織高層管理人員：組織的決策者和領(lǐng)導(dǎo)者，負責戰(zhàn)略管理層次管理。(2)資源經(jīng)理：負責資源的管理以及資源分配時的優(yōu)先度確定等。(3)項目群經(jīng)理：負責項目群的狀態(tài)分析、項目間的協(xié)調(diào)等工作。(4)項目經(jīng)理：負責單個項目的計劃、執(zhí)行、控制和最終交付。(5)計劃執(zhí)行人員：即具體實施人員。

表1 項目群管理信息支持平臺的主要用戶及所需功能特征

    項目群管理信息平臺的功能設(shè)計

　　從項目群管理的基礎(chǔ)理論和項目群管理信息支持平臺用戶的功能需求特征出發(fā)，項目群管理信息平臺應(yīng)具有的基本功能有以下方面。

　　資源管理。由于項目群管理面向的對象是組織范圍內(nèi)各項目群的所有項目，它們使用同一個資源庫，因此，項目群管理信息平臺必須支持資源分配、資源監(jiān)控、資源預(yù)測以及對資源的荷載分析等，以有效的進行組織級的資源管理。

　　項目群管理。這是項目群管理信息支持平臺的核心功能之一。主要功能包括項目群的計劃與控制、項目群的協(xié)調(diào)管理等功能，項目群的計劃功能可以結(jié)合關(guān)鍵鏈方法，項目群的管理控制可以結(jié)合已獲價值管理等項目管理的方法和工具。項目群管理還應(yīng)具有較強的項目協(xié)調(diào)與交流功能，該功能可以配合發(fā)展較迅速的視頻、音頻等媒體技術(shù)，為解決項目間的相互溝通問題提供一個平臺。

　　項目管理。輔助單個項目的項目管理仍然是多項目管理信息支持平臺的一個功能，這是多項目管理信息的來源，也是多項目管理目標實現(xiàn)的根本。該功能可以通過接口與目前較為流行的Microsoft Project、P3等項目管理軟件集成來實現(xiàn)。該功能應(yīng)提供靈活而豐富的報表和視圖功能。

　　文檔管理。這雖不是多項目管理信息支持平臺的核心功能，但是不可缺少的基本功能之一。文檔涉及的一般是和交付成果以及任務(wù)相關(guān)的信息，如會議紀要、考察報告、工作記錄等。

　　知識庫管理。項目群管理信息支持平臺的一個基本功能就是提供知識管理的部分功能，對項目群模版、項目模版等進行管理，目的是“積累經(jīng)驗與教訓(xùn)，減少重復(fù)勞動，提高企業(yè)智商，避免企業(yè)失憶”。

　　用戶與安全管理。項目群管理信息支持平臺的用戶是多層次的，出于不同的管理層次，用戶對數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限也是不同的，因此，項目群管理信息平臺還必須提供用戶及安全管理，包括用戶管理、系統(tǒng)安全和數(shù)據(jù)安全管理等。

　　項目群管理信息支持平臺是面向組織內(nèi)所有項目的信息管理平臺，與傳統(tǒng)的單項目管理軟件相比，項目群管理信息支持平臺具有如下特征。

　　數(shù)據(jù)的層次化。項目群管理信息支持平臺需要同時管理多個項目，而這些項目有統(tǒng)一的戰(zhàn)略目標、統(tǒng)一的組織、使用同一個資源庫、有統(tǒng)一的信息編碼體系等，因此項目群管理信息支持平臺具有數(shù)據(jù)的分級與層次化管理的特征。

　　數(shù)據(jù)的集成化管理。項目群管理信息支持平臺將各類數(shù)據(jù)集成于一個統(tǒng)一的模型內(nèi)，通過數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化處理實現(xiàn)數(shù)據(jù)的集成化管理，如投資、進度、資源的集成。

　　與其他系統(tǒng)地可集成性。項目群管理信息支持平臺與組織中其他系統(tǒng)集成會具有更好的使用效果，否則會產(chǎn)生信息孤島效應(yīng)，項目群管理信息支持平臺可以使用企業(yè)數(shù)據(jù)庫，提供與其他系統(tǒng)地集成接口。

　　項目群管理信息系統(tǒng)功能模型

　　項目群管理者需要對分布于不同地點的項目進行實時和協(xié)同控制，需要對大量變化的、不確定的信息進行即時判斷做出決策。項目群管理信息系統(tǒng)的核心理念是從企業(yè)戰(zhàn)略角度進行信息共享、協(xié)同和優(yōu)化項目群管理信息系統(tǒng)的功能模型如圖1所示。

　　圖1 項目群管理信息系統(tǒng)功能模型

　　項目群管理辦公室、項目群管理功能模塊與可視化及信息技術(shù)支持模塊是信息系統(tǒng)的核心部分，是按照企業(yè)戰(zhàn)略要求、項目群特點、項目群管理功能要求監(jiān)理的。

　　項目群管理辦公室將公司的戰(zhàn)略與項目群及其中的項目關(guān)聯(lián)起來，確保每個項目都反映由高級管理層所建立的各項戰(zhàn)略目標，進行項目群協(xié)同管理。它根據(jù)項目相應(yīng)的優(yōu)先級、相關(guān)性以及各個項目之間的依賴性，進行項目選擇及優(yōu)先次序排定，并應(yīng)用各種知識、技能、技術(shù)、方法和工具，平衡和配置各種資源，保證和提高企業(yè)內(nèi)項目群管理及交付物的質(zhì)量。它提供一個中立的、集權(quán)的平臺來計劃、洽商和分析項目群中的項目，也是項目間的信息交換中心。項目管理功能模塊按照管理要素和管理職能分解，為項目管理功能實現(xiàn)提供保證。

　　可視化及信息技術(shù)支持模塊為信息系統(tǒng)的建立和運行提供技術(shù)支持、解決方案和載體。知識管理系統(tǒng)對項目群管理活動中形成了大量的顯性或隱性的知識進行保存和處理，應(yīng)用信息技術(shù)和知識集成技術(shù)，建立以知識和信息為基礎(chǔ)的知識集成平臺，促進知識和信息交流共享。工作流程管理系統(tǒng)是對項目群日常工作的管理，按照工作流程，應(yīng)用各種技術(shù)方法，實現(xiàn)工作活動的無縫連接。信息系統(tǒng)通過用戶界面實現(xiàn)信息的傳遞、交流和反饋，實現(xiàn)管理活動的執(zhí)行和改善，并通過報告系統(tǒng)向各干系人提供綜合的報告。

　　項目群管理信息平臺的體系結(jié)構(gòu)

　　項目群管理信息支持平臺的體系結(jié)構(gòu)如圖2所示。項目群管理信息支持平臺的核心部分是具有一個龐大的數(shù)據(jù)庫組織，在這個數(shù)據(jù)庫組織中，項目數(shù)據(jù)庫和知識庫是兩個主要的數(shù)據(jù)庫，項目數(shù)據(jù)庫主要存儲的是企業(yè)范圍內(nèi)所有項目的信息，知識庫的目的是對企業(yè)自身的項目實施成功方法經(jīng)驗進行積累和管理，便于類似項目借鑒，有利于培養(yǎng)企業(yè)的核心競爭力。另外，企業(yè)的各種標準化管理模版也主要存儲在知識庫中，方便各項目調(diào)用，提高項目管理的效率。

　　圖2 項目群管理信息支持平臺的體系結(jié)構(gòu)圖

　　根據(jù)管理主體的不同層次以及不同需求，多項目管理信息支持平臺具有多個應(yīng)用服務(wù)器。每個層次的管理主體應(yīng)用多項目管理信息支持平臺的功能是不同的，享有的數(shù)據(jù)以及數(shù)據(jù)處理權(quán)限也是不同的，例如，在組織高層管理層，管理者看到的數(shù)據(jù)不需要細化到各個項目的具體執(zhí)行情況數(shù)據(jù)，他們更樂于看到一些經(jīng)過項目經(jīng)理、項目群經(jīng)理整理匯總過的數(shù)據(jù)，在這些數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，他們可以進行項目選擇和管理決策。

　　項目群管理信息平臺的開發(fā)原則

　　實用性。項目群管理信息支持平臺采用的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟、硬件產(chǎn)品要滿足多項目信息傳輸和企業(yè)管理的需要，整個信息支持平臺易于操作、管理和維護，便于用戶掌握和學(xué)習(xí)使用。

　　安全性。項目群管理信息支持平臺擁有達到用戶要求的安全保密機制，保證數(shù)據(jù)完整可靠，不被非法讀取或更改，對網(wǎng)絡(luò)病毒的傳播提供防范措施，根據(jù)具體情況采用訪問控制列表、子網(wǎng)隔離和“防火墻”等安全控制措施。

　　標準性。項目群管理信息支持平臺應(yīng)采用大多數(shù)廠商支持的國際標準協(xié)議。在平臺的開發(fā)過程中，充分考慮各企業(yè)的管理規(guī)范，符合各企業(yè)的管理要求。多項目管理信息支持平臺的硬件環(huán)境、通訊環(huán)境、軟件環(huán)境、操作平臺之間的相互間依賴要減至最小。

　　開放性。項目群管理信息支持平臺所采用的硬件平臺、軟件平臺、網(wǎng)絡(luò)協(xié)議等均符合開放系統(tǒng)的標準，易與其他系統(tǒng)實現(xiàn)互聯(lián)。信息平臺易于擴充，相對獨立的子功能系統(tǒng)能方便地進行管理。外界環(huán)境改變時，多項目管理信息支持平臺可以不作修改或僅作少量修改就能在新環(huán)境下運行。同時，多項目管理信息支持平臺應(yīng)建立開放式的數(shù)據(jù)接口，支持常用的軟件，如項目管理軟件、CAD等。

　　經(jīng)濟性。最大限度地減少企業(yè)的經(jīng)濟投入，力求最佳的性能價格比，充分利用企業(yè)已有的軟、硬件資源，以保護原有投資。

　　總體規(guī)劃，分步實施。進行規(guī)劃前，可聘請專家對整個過程進行詳細的評估，根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略目標和內(nèi)外約束條件，確定總目標和總體結(jié)構(gòu)。實施時，可首先選擇管理水平較高、計算機應(yīng)用水平較高的若干項目作為突破口，取得示范效應(yīng)，同時培訓(xùn)員工、積累經(jīng)驗，由點到面逐漸普及到企業(yè)范圍內(nèi)的所有項目。