工程物資價(jià)差量差管理的具體做法（二）

發(fā)布日期：2014-08-28來源：本站編輯：鐘曉顏

[摘要]

　　構(gòu)建信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資價(jià)差量差管理信息化

　　物資價(jià)差量差管理涉及大量、繁瑣的統(tǒng)計(jì)、計(jì)算與報(bào)表，為了讓員工從繁重的勞動(dòng)中解放出來，葛洲壩集團(tuán)公司按照上述原理，結(jié)合自身特點(diǎn)構(gòu)建了物資管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)分級(jí)歸集、整理、匯總、輸出，實(shí)時(shí)按需向各管理層級(jí)提供各類數(shù)據(jù)。物資管理信息系統(tǒng)分為項(xiàng)目物資管理子系統(tǒng)、在線采購(gòu)子系統(tǒng)、支持決策子系統(tǒng)、離線智能客戶端、報(bào)表子系統(tǒng)，物資信息系統(tǒng)總功能框架圖如下。

　　項(xiàng)目物資管理子系統(tǒng)的構(gòu)建。項(xiàng)目物資管理子系統(tǒng)主要解決項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)物資管理問題，從物資計(jì)劃、采購(gòu)管理、入庫管理、庫存管理、出庫管理、帳務(wù)管理來進(jìn)行全過程閉環(huán)管理，嚴(yán)格按照物資管理流程，通過入庫單、出庫單、庫存調(diào)整單輸入數(shù)據(jù)，并與日常工作緊密關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)物資資源信息共享、自動(dòng)形成各種報(bào)表數(shù)據(jù)、自動(dòng)形成支持決策相關(guān)數(shù)據(jù)，真實(shí)、及時(shí)、準(zhǔn)確反映項(xiàng)目點(diǎn)物資實(shí)際管理狀況。該子系統(tǒng)支持多項(xiàng)目并發(fā)運(yùn)行、支持離線運(yùn)行、支持與總服務(wù)器數(shù)據(jù)交互。

　　項(xiàng)目物資管理子系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能結(jié)構(gòu)圖如下。

　　物資管理功能模塊設(shè)置如下圖所示，主要包括四大部分，物資編碼體系、項(xiàng)目物資采購(gòu)、物資帳務(wù)管理、特殊材料管理。

　　物資編碼體系：物資編碼體系采用分級(jí)授權(quán)的方式進(jìn)行維護(hù)，由公司建立物資編碼標(biāo)準(zhǔn)庫，各二級(jí)單位首先應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)庫，并可在標(biāo)準(zhǔn)庫的基礎(chǔ)上進(jìn)行自主擴(kuò)充，為各類型項(xiàng)目能使用同一套平臺(tái)提供業(yè)務(wù)基礎(chǔ);

　　需求計(jì)劃管理：主要管理現(xiàn)場(chǎng)物資需求計(jì)劃，包括業(yè)主統(tǒng)購(gòu)物資計(jì)劃和自購(gòu)物資計(jì)劃兩大部分，從時(shí)間上又分為年度總需求計(jì)劃、月需求計(jì)劃和臨時(shí)需求計(jì)劃，該功能模塊支持網(wǎng)上審批;

　　采購(gòu)計(jì)劃管理：月需求計(jì)劃審批后，項(xiàng)目點(diǎn)物資管理部門結(jié)合庫存情況，制定月采購(gòu)計(jì)劃，系統(tǒng)采用工作流形式，支持各級(jí)單位申報(bào)和審核的過程;

　　采購(gòu)招標(biāo)管理：通過系統(tǒng)記錄整個(gè)采購(gòu)招標(biāo)的過程文檔，包括標(biāo)包管理、各家供應(yīng)商的投標(biāo)信息、以及評(píng)標(biāo)信息，用于投標(biāo)資料的統(tǒng)一歸檔;

　　采購(gòu)合同管理：通過系統(tǒng)管理所有的物資采購(gòu)合同，能與采購(gòu)招標(biāo)管理信息相關(guān)聯(lián)，直接將中標(biāo)單位信息和物資信息進(jìn)行數(shù)據(jù)提取進(jìn)入采購(gòu)合同，并形成合同范本;

　　物資到貨管理：物資到貨管理主要處理供應(yīng)商供貨后，到施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)物管理，如：貨物登記、抽檢等過程;

　　物資流轉(zhuǎn)管理：管理物資到貨抽檢合格以后，在項(xiàng)目部的流轉(zhuǎn)、耗用過程，包括物資的入庫、領(lǐng)用、出庫、庫存管理及盈余物資調(diào)劑等;

　　庫存管理：通過系統(tǒng)能管理不同類別、不同型號(hào)的物資，在不同單價(jià)購(gòu)買時(shí)當(dāng)前的庫存狀況，系統(tǒng)管理庫存實(shí)物帳和賬面帳兩類帳務(wù);

　　量?jī)r(jià)分析：系統(tǒng)根據(jù)價(jià)差量差計(jì)算原理，通過適當(dāng)數(shù)據(jù)錄入，建立對(duì)比標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)際發(fā)生額自動(dòng)與標(biāo)準(zhǔn)對(duì)比，核算各環(huán)節(jié)量差價(jià)差節(jié)超情況;

　　成本核算：系統(tǒng)通過與外部子系統(tǒng)的接口，建立成本核算體系，并提供數(shù)據(jù)支持;

　　周轉(zhuǎn)材料管理：管理周轉(zhuǎn)材料的入庫、出庫、退庫、賬務(wù)、費(fèi)用分?jǐn)偟?，并能自?dòng)歸集成本;

　　工器具管理：為了體現(xiàn)工器具的重值價(jià)值，該子系統(tǒng)獨(dú)立設(shè)置了工器具管理模塊，管理的入庫和出庫信息，并能準(zhǔn)確跟蹤使用狀況、回收狀況。

　　物資在線采購(gòu)子系統(tǒng)的構(gòu)建。建立企業(yè)級(jí)采購(gòu)方和供貨方交互平臺(tái)，采購(gòu)方能在平臺(tái)上發(fā)布需要采購(gòu)的物料需求;供貨方能通過用戶注冊(cè)，在平臺(tái)上發(fā)布所能供貨的時(shí)間、價(jià)格、數(shù)量以及企業(yè)的資質(zhì);通過各種采購(gòu)招標(biāo)形式完成網(wǎng)上采購(gòu)招標(biāo)工作;在線采購(gòu)系統(tǒng)中保存中標(biāo)信息，并形成規(guī)范的采購(gòu)合同。系統(tǒng)還將根據(jù)所保存的供應(yīng)商物資價(jià)格信息提供價(jià)格分地域、分時(shí)間段的變化趨勢(shì)，為公司后期的采購(gòu)提供議價(jià)依據(jù)。在線采購(gòu)子系統(tǒng)的具體功能見下圖。

　　支持決策子系統(tǒng)的構(gòu)建。該管理子系統(tǒng)主要解決物資管理職能部門需求，系統(tǒng)通過對(duì)數(shù)據(jù)處理，采用圖表分析形式，直觀將數(shù)據(jù)對(duì)比分析展現(xiàn)給各級(jí)物資管理層，為物資管理提供支持決策功能。例如：各環(huán)節(jié)量?jī)r(jià)分析、價(jià)格趨勢(shì)分析、供應(yīng)商采購(gòu)分析、固定資產(chǎn)凈值分析等。具體展現(xiàn)形式有兩大類：?jiǎn)我恢笜?biāo)和結(jié)構(gòu)性指標(biāo)。

　　單一指標(biāo):提供表格、歷史對(duì)比、趨勢(shì)分析等展現(xiàn)形式。如下圖。

　　結(jié)構(gòu)性指標(biāo):提供表格、結(jié)構(gòu)圖、結(jié)構(gòu)對(duì)比、歷史對(duì)比、趨勢(shì)分析。如下圖。

　　離線智能客戶端子系統(tǒng)的構(gòu)建。葛洲壩集團(tuán)公司考慮到項(xiàng)目點(diǎn)分散、網(wǎng)絡(luò)條件參差不齊的實(shí)際情況，為徹底擺脫網(wǎng)絡(luò)條件束縛，構(gòu)建了離線智能客戶端子系統(tǒng)，包括智能客戶端子系統(tǒng)和服務(wù)器端離線存儲(chǔ)的服務(wù)器子系統(tǒng)，支持離線業(yè)務(wù)操作，并可隨時(shí)連接網(wǎng)絡(luò)與主系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。任何項(xiàng)目均可向葛洲壩集團(tuán)公司提出申請(qǐng)使用離線客戶端，通過審核后，葛洲壩集團(tuán)公司發(fā)送應(yīng)用程序數(shù)據(jù)包，數(shù)據(jù)包含該項(xiàng)目在系統(tǒng)內(nèi)部的唯一編號(hào)、名稱及其他基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，項(xiàng)目部安裝后導(dǎo)入數(shù)據(jù)即可運(yùn)用，完成物資管理工作后，隨時(shí)可將離線客戶端數(shù)據(jù)文件傳輸給上級(jí)管理單位，由上級(jí)單位將各項(xiàng)目基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng),確保數(shù)據(jù)真實(shí)、完整。離線客戶端數(shù)據(jù)交互功能示意圖如下。

　　報(bào)表子系統(tǒng)的構(gòu)建。報(bào)表子系統(tǒng)要解決的核心問題就是將所有運(yùn)行本系統(tǒng)(包括離線和在線的項(xiàng)目)產(chǎn)生的物資數(shù)據(jù)自動(dòng)有效合并，分級(jí)形成統(tǒng)一報(bào)表及決策支持?jǐn)?shù)據(jù)。報(bào)表合并功能支持離線版本數(shù)據(jù)包多方式傳輸(如:電子郵件、QQ傳輸)導(dǎo)入功能，各級(jí)管理部門都能詳細(xì)審閱下級(jí)上報(bào)數(shù)據(jù)，進(jìn)行審核、合并，形成本級(jí)單位報(bào)表并上報(bào)上級(jí)管理部，最終形成公司物資報(bào)表。流程如下。

　　物資信息系統(tǒng)推廣運(yùn)用

　    建立工程物資信息化管理總構(gòu)架。為推進(jìn)物資信息化管理，葛洲壩集團(tuán)公司建立了“一個(gè)機(jī)制、兩個(gè)平臺(tái)、三層應(yīng)用”的信息化架構(gòu)，確立了“統(tǒng)一規(guī)劃、螺旋開發(fā)、分步推廣”總方案。

　　一個(gè)機(jī)制。就是以葛洲壩集團(tuán)公司信息化領(lǐng)導(dǎo)小組為核心，統(tǒng)率業(yè)務(wù)骨干主導(dǎo)開發(fā)與推廣應(yīng)用、各層級(jí)專職信息化人員提供技術(shù)支持，相互協(xié)調(diào)、共同推進(jìn)的信息化建設(shè)與推廣應(yīng)用的工作機(jī)制。

　　兩個(gè)平臺(tái)。就是初步建成了葛洲壩集團(tuán)公司數(shù)據(jù)中心統(tǒng)籌各子分公司數(shù)據(jù)中心的基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái)，和以城域光纖網(wǎng)為主、輔以SDH專線，覆蓋整個(gè)集團(tuán)的專線網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。

　　三層應(yīng)用。就是初步形成了以內(nèi)部門戶為主的協(xié)同辦公與決策支持層，以物資管理系統(tǒng)為核心的業(yè)務(wù)應(yīng)用層，以企業(yè)服務(wù)總線(ESB)為基礎(chǔ)，統(tǒng)籌整合公司業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與應(yīng)用接口的軟件支撐層。

　　統(tǒng)一規(guī)劃。為了達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，建成公司范圍內(nèi)工程物資管理通用的信息系統(tǒng)，必須在充分調(diào)研用戶需求的基礎(chǔ)上，充分研究行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司管理制度的基礎(chǔ)上，統(tǒng)一規(guī)劃，制定可行的實(shí)施方案，分解、制定系統(tǒng)子模塊。

　　螺旋開發(fā)。系統(tǒng)開發(fā)時(shí)，每一項(xiàng)功能先推出DEMO版本，讓管理人員和操作人員形象了解軟件，從而避免需求和軟件實(shí)現(xiàn)功能相距甚遠(yuǎn)的錯(cuò)誤。第一版本出臺(tái)后及時(shí)測(cè)試，針對(duì)用戶使用中提出的具體問題進(jìn)行二次分析、修正系統(tǒng)。通過不斷的螺旋分析和開發(fā)，形成到最終版本。

　　分步推廣。在完成大量基礎(chǔ)管理工作后，如：建立管理體系、系統(tǒng)運(yùn)維體系、系統(tǒng)培訓(xùn)等，采用“分步推廣”方式加強(qiáng)運(yùn)用。具體為：第一步：在本部范圍內(nèi)進(jìn)行推廣使用。本部推廣重點(diǎn)采用“集中培訓(xùn)、重點(diǎn)指導(dǎo)”的方式進(jìn)行，目的是迅速培養(yǎng)一批系統(tǒng)管理人員;第二步：在本部周邊地區(qū)項(xiàng)目部推廣使用。重點(diǎn)采用“現(xiàn)場(chǎng)操作、周邊項(xiàng)目觀摩”的方式，達(dá)到“上線一個(gè)項(xiàng)目，促進(jìn)一片區(qū)域運(yùn)用”的目的，迅速培養(yǎng)項(xiàng)目層面系統(tǒng)操作隊(duì)伍;第三步：在偏遠(yuǎn)地區(qū)項(xiàng)目部推廣使用。偏遠(yuǎn)地區(qū)運(yùn)行系統(tǒng)具有很多不利因素，如：網(wǎng)絡(luò)條件、職工素質(zhì)、項(xiàng)目分散等，這類項(xiàng)目采用“點(diǎn)對(duì)點(diǎn)、手把手”策略，現(xiàn)場(chǎng)教會(huì)為止。

　　完善基礎(chǔ)管理工作。組織體系。組織體系是為了保證各項(xiàng)工作順利進(jìn)行，設(shè)立的組織機(jī)構(gòu)，主要分為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和工作機(jī)構(gòu)。一是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。葛洲壩集團(tuán)公司成立了以信息技術(shù)及管理為核心的信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)工作，公司首席信息官為組長(zhǎng)，物資管理負(fù)責(zé)人為副組長(zhǎng)，子分公司信息化、物資管理負(fù)責(zé)人為小組成員;二是成立了以物資管理業(yè)務(wù)及信息研發(fā)為核心的工作機(jī)構(gòu)，分為業(yè)務(wù)組、研發(fā)組、運(yùn)用組。具體負(fù)責(zé)需求調(diào)研、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)維護(hù)、組織培訓(xùn)、反饋信息收集整理、修正系統(tǒng)、監(jiān)督檢查及與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的協(xié)調(diào)工作。

　　制度體系。葛洲壩集團(tuán)公司建立的制度體系主要分為責(zé)任制度、工作制度、考評(píng)制度。責(zé)任制度明確了員工崗位職責(zé)，使每個(gè)工作人員都有明確應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)。如：《關(guān)于明確集團(tuán)股份公司信息化建設(shè)組織機(jī)構(gòu)和職責(zé)分工的通知》、《集團(tuán)股份公司信息化建設(shè)管理暫行辦法》等;工作制度明確了系統(tǒng)研發(fā)、推廣運(yùn)用、信息產(chǎn)生、存儲(chǔ)、處理、傳輸、歸檔等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，強(qiáng)化管理，確保安全。如：《信息化建設(shè)總體規(guī)劃》、《信息化建設(shè)需求管理辦法》、《網(wǎng)絡(luò)管理辦法》、《信息資產(chǎn)管理辦法》、《信息化保密制度》等;考評(píng)制度明確了各子分公司、項(xiàng)目部系統(tǒng)運(yùn)用情況考核細(xì)則、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。如：《信息化建設(shè)責(zé)任書》、《信息化檢查考核暫行辦法》等。

　　運(yùn)維體系。運(yùn)維體系主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)正常運(yùn)行、維護(hù)。由公司、子分公司、項(xiàng)目部三級(jí)系統(tǒng)管理員、業(yè)務(wù)操作員、督察員及系統(tǒng)研發(fā)人員組成。系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)配置用戶權(quán)限、管理用戶、維護(hù)基礎(chǔ)信息等;業(yè)務(wù)操作員負(fù)責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)業(yè)務(wù)操作;督察員負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)應(yīng)用數(shù)據(jù)，分析應(yīng)用情況、修訂應(yīng)用目標(biāo)、調(diào)整應(yīng)用策略;研發(fā)人員負(fù)責(zé)維護(hù)偏差信息，指導(dǎo)運(yùn)用。

　　采取四項(xiàng)關(guān)鍵措施強(qiáng)化運(yùn)用。深入開展物資信息化培訓(xùn)。葛洲壩集團(tuán)公司組織了多輪次、有重點(diǎn)、大規(guī)模培訓(xùn)工作，各子分公司、項(xiàng)目部在組織機(jī)電系統(tǒng)工作人員參加培訓(xùn)的同時(shí)，加大應(yīng)用系統(tǒng)操作的再培訓(xùn)工作，確保每個(gè)需要使用系統(tǒng)的員工都能夠熟練操作，將信息化培訓(xùn)與業(yè)務(wù)培訓(xùn)、管理培訓(xùn)相結(jié)合，通過培訓(xùn)提高業(yè)務(wù)工作能力和管理水平。

　　信息化推廣突出重點(diǎn)，以點(diǎn)帶面。由于葛洲壩集團(tuán)公司項(xiàng)目多、分布廣、通訊條件差，實(shí)際情況決定了信息化工作不可能一蹴而就。公司首先選擇一批管理水平高、通訊條件好的子公司、大項(xiàng)目進(jìn)行推廣應(yīng)用，立標(biāo)兵、樹典型，以重點(diǎn)項(xiàng)目為突破，帶動(dòng)全部其他項(xiàng)目的運(yùn)用。

　　堅(jiān)定不移地推進(jìn)在建工程項(xiàng)目物資信息化管理。一是與項(xiàng)目經(jīng)理簽訂責(zé)任書，作為項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任制考核兌現(xiàn)的必要條件。二是推廣應(yīng)用過程中強(qiáng)調(diào)各功能模塊協(xié)同推進(jìn)，確保每個(gè)功能模塊都有有效管理數(shù)據(jù)，形成有效的數(shù)據(jù)鏈，切實(shí)提升公司管理效率。三是推廣應(yīng)用過程中強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性，不僅要保證系統(tǒng)中項(xiàng)目歷史數(shù)據(jù)齊全，而且項(xiàng)目上線至項(xiàng)目竣工數(shù)據(jù)必須完整連續(xù)，體現(xiàn)公司管理水平。

　　建立健全信息化工作考評(píng)機(jī)制。為切實(shí)提高公司信息化水平，將信息化考核納入總部對(duì)子分公司經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核范圍，并在其中占有較大權(quán)重。子分公司也已建立各單位的績(jī)效考核制度，確保公司信息化工作任務(wù)逐層細(xì)分、落實(shí)到位。

　　下一篇：工程物資價(jià)差量差管理新技術(shù)實(shí)施效果

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