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20年的信息化建設歷程,首鋼建設逐步建立了較為完整的信息化管理體系和應用體系建設。
信息化管理體系。信息化管理體系主要包括組織保障和制度保障兩個方面。
組織保障方面,首鋼建設采用“IT部門提供技術支撐,專業(yè)管理部門負責管理需求及應用,全體管理人員人人參與”的推進方式,全面貫徹“信息化是管理手段,不是目的”的理念,杜絕信息系統(tǒng)與實際管理脫節(jié)的現(xiàn)象。
制度保障方面,首鋼建設采用“專業(yè)管理制度、系統(tǒng)應用制度兩手同時抓”的推進方式,一是從專業(yè)制度方面,在應用系統(tǒng)研發(fā)前,對業(yè)務流程進行梳理 和再造,同時修訂專業(yè)管理制度,確保制度與系統(tǒng)建設相匹配,做到系統(tǒng)推廣應用無障礙。(例如:修訂分包管理制度,分包結算掛賬以信息系統(tǒng)中電子結算單為 準。)二是從系統(tǒng)應用制度方面,各專業(yè)均制訂了相應的信息系統(tǒng)管理制度,從權利、職責、應用、考核等方面對信息系統(tǒng)的使用制訂了規(guī)范與要求,為信息系統(tǒng)的 數據質量與安全保駕護航。
信息化應用體系。因建筑業(yè)不同于工業(yè)企業(yè),產品具有單一性和不可復制性的特點,生產周期較長,各企業(yè)之間很 難實現(xiàn)統(tǒng)一的標準化管理,所以應用系統(tǒng)建設是一個與專業(yè)管理同步提升的漫長過程。首鋼建設在應用系統(tǒng)建設過程中,一是與集團的長遠發(fā)展規(guī)劃緊密結合,二是 堅持從實際管理需求出發(fā),多年來形成了具有首鋼建設特色的信息化應用體系,目前主要管理系統(tǒng)包括:全面預算管理信息系統(tǒng)、項目管理信息系統(tǒng)、人力資源管理 信息系統(tǒng)、財務管理信息系統(tǒng)、辦公自動化信息系統(tǒng)等,基本覆蓋了集團全部管理業(yè)務。
項目管理信息系統(tǒng)設計方案
系統(tǒng)設計思想。信息化工作宗旨是:以業(yè)務為導向,以技術為實現(xiàn)手段,以增加企業(yè)效益為最終目的,對企業(yè)管理 流程進行梳理和再造。設計核心是:覆蓋項目管理全部業(yè)務,實現(xiàn)項目成本過程控制。設計原則是:做業(yè)務型軟件,不做數據錄入型軟件;業(yè)務管控,無計劃不發(fā) 生,無發(fā)生不記錄,無記錄不結算,無結算不付款。
系統(tǒng)設計目標。橫向到邊、縱向到底,項目生命周期管理業(yè)務全覆蓋。橫向看,涵蓋經營管理和施工管理的全部業(yè) 務內容,縱向看,一個工程項目從投標開始,到項目準備,再到項目的實施,最后到總結存檔,整個過程,系統(tǒng)做到全過程記錄和管控,通過一橫一縱,覆蓋項目生 命周期全部管理業(yè)務,同時實現(xiàn)項目成本的過程控制。
同時,結合本企業(yè)對建筑主業(yè)采取業(yè)務管控的模式,將系統(tǒng)定位為業(yè)務在線操作系統(tǒng),而不是簡單的數據錄入系統(tǒng)。與項目實際管理相關的每一筆業(yè)務, 均在線操作,在線審批,在線實時生成單據,成本實時歸集,既確保了一切數據均來源于操作層,減少了中間環(huán)節(jié),加強了管控;又減少了重復錄入的工作量,降低 了推廣應用的難度。
項目管理從宏觀上劃分,主要包括經營管理和施工管理兩部分,因此首鋼建設的系統(tǒng)設計也分為兩條主線進行:一條是涉及項目所有經營環(huán)節(jié)的經營管控 主線;另一條是涉及項目施工管理、技術管理、質量管理和安全管理的工程實體管控主線。圍繞兩條主線,實現(xiàn)對項目管理從投標、施工準備、項目實施到總結存檔 的全過程管理。
①經營管控主線
系統(tǒng)的經營管控主線實現(xiàn)了對項目合同、收入、成本、和資金管理等全方位的業(yè)務管理。(見圖1)
圖1 系統(tǒng)經營管控主線數據流
設置合同管理模塊,實現(xiàn)項目合同集中在線管理;設置結算報量模塊,實現(xiàn)對業(yè)主計量在線統(tǒng)計,收入報表自動匯總展示;設置物資、分包、設備等管理 模塊,實現(xiàn)項目成本的發(fā)生環(huán)節(jié)全面在線記錄與管理;設置結算與資金管理模塊,形成項目成本管理的閉環(huán),實現(xiàn)與財務系統(tǒng)的對接,加強了系統(tǒng)推廣應用的執(zhí)行 力;設置項目內部銀行等綜合展示模塊,為項目的經營決策和項目資金封閉運行提供有力依據。
?、诠こ虒嶓w管控主線
為實現(xiàn)對工程項目施工過程的全面管控,首鋼建設項目管理系統(tǒng)設置施工管理、技術管理、質量管理、安全管理、竣工管理等功能模塊,將工程項目實時 的施工過程信息和各專業(yè)檢查情況,通過系統(tǒng)進行對等傳遞??梢陨蟼鲌D片真實反映項目實際情況與問題,結合每月繪制的網絡進度圖,分析工程項目進展情況;可 以將專業(yè)檢查結果自動生成考核單據,經流轉審批后自動計入責任單位,從而避免各專業(yè)間、各層級間信息不對等造成的決策失誤,實現(xiàn)對工程項目的全面在線管 理。(見圖2)
圖2 工程實體管控模塊示意圖
成本管控是系統(tǒng)的核心。項目成本事前控制。通過項目成本測算,業(yè)務發(fā)生前的專業(yè)計劃,包括材料總計劃、材料消耗計劃、設備使用計劃等內控計劃環(huán)節(jié)和業(yè)務過程預警功能的設置,實現(xiàn)項目成本事前控制。
項目成本實時歸集。所有業(yè)務在系統(tǒng)中流轉記錄,實現(xiàn)項目成本實時歸集,將項目成本做實。一切成本數據均來源于具體業(yè)務的操作層,而不是核算層,從而有發(fā)生,就有記錄、就有成本歸集。
項目成本對比分析。通過項目成本預測和實際成本歸集環(huán)節(jié),實現(xiàn)項目成本對比分析。實時動態(tài)的實際成本數據與 成本測算可實現(xiàn)分部位的分項對比,審批預算、承包成本和預測成本、實際成本實現(xiàn)總量對比,通過一分一總,一動一靜的數據對比及定性分析,可及時發(fā)現(xiàn)項目經 營過程中的經營風險,以便調整經營策略,防止?jié)撎潿F(xiàn)象發(fā)生。(成本對比見圖3)
圖3 成本對比示意圖
與財務系統(tǒng)業(yè)務集成。首鋼建設項目管理信息系統(tǒng)在規(guī)劃設計上,一方面是業(yè)務在線操作,業(yè)務數據按成本最大化 原則自動進入系統(tǒng)成本模塊進行歸集;另一方面是業(yè)務在線操作的憑證(如領料單、結算單)作為財務核算入賬的原始業(yè)務憑證,解決了目前行業(yè)內在技術上難以實 現(xiàn)項目管理系統(tǒng)和財務系統(tǒng)集成應用的問題,同時也通過項目系統(tǒng)數據的及時性,提升了財務核算的時效性,既可把項目成本做實,消滅財務傳統(tǒng)核算無法解決的項 目在施過程中的應進未進費用問題,也可以強化過程控制,降低經營風險。(見圖4)
圖4 項目系統(tǒng)與財務系統(tǒng)業(yè)務關系
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