風(fēng)險管理與管控流程創(chuàng)新相融合

發(fā)布日期：2014-10-08來源：編輯：龔煒

[摘要]鞍鋼建設(shè)集團(tuán)在長期的項目經(jīng)驗、管理研究和實(shí)踐總結(jié)的基礎(chǔ)上，提煉出一整套集團(tuán)管控體系的流程和風(fēng)險管理相結(jié)合的方法，給集團(tuán)帶來超出各自簡單相加的業(yè)績效應(yīng)，實(shí)現(xiàn)了組合價值。

　　建立一套完整的招標(biāo)流程體系

　　首先從招標(biāo)中心開始，然后自上而下的逐級確定流程職責(zé)。確立招標(biāo)中心是招標(biāo)工作風(fēng)險管理主責(zé)部門，在上下級之間建立一種“流程—職責(zé)”的關(guān)系，上下級之間明確各自的權(quán)責(zé)及流程風(fēng)險控制節(jié)點(diǎn)，按照流程順序順推下去，直至作業(yè)層的作業(yè)目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，從而構(gòu)成一種一環(huán)扣一環(huán)的完善的招標(biāo)流程。調(diào)整優(yōu)化流程結(jié)構(gòu)，出臺嚴(yán)格的管理制度，建立激制、考核和評價體系，以保證流程的順利執(zhí)行。建立自我評價提升機(jī)制，認(rèn)真總結(jié)采取的措施、方法和經(jīng)驗，有針對性的撰寫風(fēng)險分析報告，不斷推進(jìn)工作創(chuàng)新。

　　搭建作業(yè)資源保障平臺

　　建立供應(yīng)商資源保障平臺。由招標(biāo)中心負(fù)責(zé)建立工程材料、設(shè)備機(jī)具、備品配件等合格供應(yīng)商資源信息庫，通過信息平臺發(fā)布，供全建設(shè)集團(tuán)選擇使用，實(shí)現(xiàn)供方資源共享。規(guī)定所有物資招標(biāo)必須從合格供應(yīng)商資源信息庫中選擇，對甲方指定品牌或推薦供應(yīng)商的須經(jīng)審定合格方可參與投標(biāo);需要增加新的供應(yīng)商時，本著先準(zhǔn)入、后選擇的原則，要先對其進(jìn)行審核，合格后納入供應(yīng)商資源信息庫管理;供應(yīng)商資源信息庫根據(jù)年度考核與再評價結(jié)果，適時進(jìn)行調(diào)整更新，以確保其持續(xù)的有效性。

　　建立工程/勞務(wù)分包方資源保障平臺。由招標(biāo)中心負(fù)責(zé)建立工程/勞務(wù)、運(yùn)輸分包和外租設(shè)備等分包方資源信息庫，通過信息平臺發(fā)布，供全公司選擇使用，實(shí)現(xiàn)分包方資源共享。規(guī)定工程/勞務(wù)、運(yùn)輸分包和外租設(shè)備等招標(biāo)必須從分包方資源信息庫中選擇，對甲方指定或推薦分包方的須經(jīng)審定合格方可參與投標(biāo);需要增加新的分包方時，本著先準(zhǔn)入、后選擇使用的原則，要先對其進(jìn)行評價，合格后納入合格分包方資源信息庫管理;招標(biāo)中心根據(jù)工程項目、質(zhì)量和安全等主管部門及項目部反饋的考核意見，對分包方進(jìn)行項目考核與年度再評價，根據(jù)考核與再評價結(jié)果，適時調(diào)整更新分包方資源信息庫，以確保其持續(xù)的有效性。

　　建立價格信查詢息平臺。由招標(biāo)中心負(fù)責(zé)物資采購市場價格信息平臺的建立，適時將通過招標(biāo)確定的、市場采集的、網(wǎng)絡(luò)刊物收集整理的市場價格信息，通過價格信息平臺公開發(fā)布，供全公司參照使用。

　　編制順暢、科學(xué)、效率、安全的招標(biāo)流程

　　對各部門按照業(yè)務(wù)流程重新進(jìn)行職能劃分。實(shí)行招采分離，把原來分散在設(shè)備主管部門的設(shè)備、備品配件采購招標(biāo);供應(yīng)部門的工程材料采購招標(biāo);經(jīng)營計劃部門的工程/勞務(wù)/運(yùn)輸分包招標(biāo)業(yè)務(wù)集中到招標(biāo)平臺進(jìn)行。各部門在整個業(yè)務(wù)流程中的各個階段，分別扮演不同的角色，既具有管理職能又具有業(yè)務(wù)職能。最終的經(jīng)營成果是各部門協(xié)調(diào)配合、共同實(shí)施的結(jié)果。按照內(nèi)部經(jīng)營活動市場化運(yùn)作的原則，按市場行情平等競標(biāo)，在條件相同的情況下內(nèi)部單位優(yōu)先中標(biāo)。

　　規(guī)范招標(biāo)流程信息管理。使流程內(nèi)容涉及的的數(shù)據(jù)流、業(yè)務(wù)流、資金流實(shí)現(xiàn)有機(jī)交互，實(shí)現(xiàn)實(shí)時動態(tài)管理、控制、預(yù)警和決策支持。

　　業(yè)務(wù)流傳遞：招標(biāo)中心業(yè)務(wù)部門接收招標(biāo)委托，同時接收通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)(OA)傳遞經(jīng)分包主管部門和領(lǐng)導(dǎo)審批后的《工程/勞務(wù)分包審批表》;數(shù)據(jù)流傳遞：委托單位審核技術(shù)文件，并將審核、確定的技術(shù)文件傳遞給招標(biāo)中心，招標(biāo)中心根據(jù)商務(wù)條件和技術(shù)文件制作招標(biāo)文件，經(jīng)招標(biāo)中心負(fù)責(zé)人審批后，發(fā)布招標(biāo)公告，發(fā)售招標(biāo)文件。資金流的傳遞：財務(wù)部門根據(jù)招標(biāo)中心開具的收款通知單，收取標(biāo)書費(fèi)、投標(biāo)保證金。中標(biāo)結(jié)果確定后，經(jīng)招標(biāo)中心主任審批，退還未中標(biāo)人所繳納投標(biāo)保證金，中標(biāo)者將投標(biāo)保證金轉(zhuǎn)入履約保證金。

　　建立子流程。招標(biāo)業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)較多，風(fēng)險較多，可建立不同層次的子流程，建立子流程與中平招標(biāo)業(yè)務(wù)流程之間的銜接，形成一個閉合的循環(huán)，現(xiàn)期應(yīng)對在前流程可先期細(xì)化實(shí)施。

　　招標(biāo)流程優(yōu)化。新流程包括招標(biāo)準(zhǔn)備，開標(biāo)前準(zhǔn)備階段，開標(biāo)、評標(biāo)，中標(biāo)公示、發(fā)放中標(biāo)通知書，招標(biāo)綜合資料整理、存檔、備案、統(tǒng)計等五個大環(huán)節(jié)，在總流程下根據(jù)項目類別設(shè)計項目招標(biāo)業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)部門流轉(zhuǎn)等子流程。通過流程解決各部門間的工作接口問題，建立起相互制約的管理機(jī)制。做到職責(zé)分明，工作有序，有效提高工作效率。通過細(xì)化風(fēng)險節(jié)點(diǎn)控制，按照管理層次和部門職責(zé)進(jìn)行協(xié)商分配，將節(jié)點(diǎn)控制和工作目標(biāo)實(shí)行高度統(tǒng)一，最后將細(xì)化的節(jié)點(diǎn)化為個人工作目標(biāo)，形成一個層層支撐，環(huán)環(huán)相扣，責(zé)、權(quán)、利明確的工作目標(biāo)體系，使各級、各部門以及每一個員工明確：自己在招標(biāo)流程中所承擔(dān)的具體任務(wù)、責(zé)任、完成期限等。由于節(jié)點(diǎn)控制的細(xì)化，確保招標(biāo)流程的順利實(shí)施，有效防范了風(fēng)險。

　　建立相應(yīng)的風(fēng)險控制點(diǎn)

　　細(xì)化風(fēng)險節(jié)點(diǎn)控制。招標(biāo)流程體系建立后，為了便于操作，在付諸實(shí)施前，要將招標(biāo)流程的風(fēng)險節(jié)點(diǎn)控制加以細(xì)化，強(qiáng)化合同管理，招標(biāo)技術(shù)參數(shù)審核，開評標(biāo)階段，招標(biāo)監(jiān)督，中標(biāo)通知書的發(fā)放，子流程的規(guī)范完善等環(huán)節(jié)的風(fēng)險節(jié)點(diǎn)控制，招標(biāo)流程體系才算完成。細(xì)化風(fēng)險節(jié)點(diǎn)控制是招標(biāo)流程與實(shí)際操作之間的一個重要環(huán)節(jié)，也是招標(biāo)流程得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。

　　在確定合格分包方信息庫方面。針對公司以往在工程分包管理方面存在的諸如：分包方資質(zhì)不全、資信及履約能力差、多分公司入圍等問題，本著依法合規(guī)、高效靈活的原則，從提升工程分包管控能力入手。一是通過的走訪、調(diào)查摸底以及與全國各地的建筑施工企業(yè)和現(xiàn)有分包方進(jìn)行聯(lián)系溝通，召開了公司“工程分包合作伙伴座談會”，有來自全國各地的65家建筑施工企業(yè)派人參加了會議。二是為使公司規(guī)定落到實(shí)處，招標(biāo)中心組織召開了由各單位主要任責(zé)人、經(jīng)營副經(jīng)理和市場經(jīng)營部門負(fù)責(zé)人參加的“建設(shè)集團(tuán)公司工程分包信息平臺建立與實(shí)施推進(jìn)會”，為工程分包信息平臺的建立、合格分包方信息庫的使用和實(shí)行動態(tài)管理，實(shí)行真正的優(yōu)勝劣汰，全面推行規(guī)范合法的工程分包模式，起到了很好的動員作用。三是對現(xiàn)有工程分包隊伍的資質(zhì)材料，特別是“企業(yè)建筑施工資質(zhì)”和“安全生產(chǎn)許可證”的真?zhèn)魏陀行谶M(jìn)行了重新審查認(rèn)定，清理出存在資質(zhì)問題的分包方16家，同一法人單位多分公司入圍、簽合同、掛賬及法人委授權(quán)不規(guī)范的8家，存在安全、質(zhì)量和履約信譽(yù)問題5家，避免了管理風(fēng)險。四是為純潔分包隊伍，按照新規(guī)定對申請與我公司合作的160余家公司，通過資質(zhì)審查、考核評價和評審小組評審打分，評審入圍近140余家，向各入圍單位頒發(fā)了鞍鋼建設(shè)集團(tuán)公司“工程分包準(zhǔn)入證”，并將其相關(guān)信息錄入建設(shè)公司合格分包商信息庫，在合格分包方信息平臺上公開發(fā)布，滿足了公司工程/勞務(wù)分包選擇使用的需要。五是完善并細(xì)化了“分包工程項目綜合考核評價表”的評分標(biāo)準(zhǔn)，并下發(fā)到有關(guān)部門，對分包方所承擔(dān)的分包工程項目進(jìn)行考核評價打分，做為對分包方實(shí)施再評價的依據(jù)。

　　在合同管理方面。以簽訂內(nèi)容完善的《招標(biāo)委托協(xié)議》為風(fēng)險控制點(diǎn)，避免發(fā)生爭議時證據(jù)不足。在接收采購計劃的同時要求招標(biāo)人簽訂委托協(xié)議，在招標(biāo)人中樹立“只要有委托，必須簽協(xié)議”的理念。同時，在《招標(biāo)委托協(xié)議》中，設(shè)置：項目概況、招標(biāo)設(shè)備(材料)技術(shù)商務(wù)要求提綱、企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目采購清單、招標(biāo)資料交接登記表等作為合同附件，以保證招標(biāo)采購工作的順利進(jìn)行，同時防止發(fā)生爭議時證據(jù)不足。

　　在招標(biāo)技術(shù)參數(shù)方面。在招標(biāo)技術(shù)參數(shù)的審核階段建立風(fēng)險控制點(diǎn)，避免因技術(shù)參數(shù)核實(shí)不準(zhǔn)造成的風(fēng)險隱患。技術(shù)參數(shù)設(shè)高級技術(shù)人員審核，防止出現(xiàn)技術(shù)參數(shù)提交不齊或技術(shù)參數(shù)存在問題不能按原計劃招標(biāo)的情形。一是審查招標(biāo)貨物的名稱是否規(guī)范：主要依據(jù)國家、行業(yè)、生產(chǎn)廠家對產(chǎn)品的名稱規(guī)范，產(chǎn)品名稱必須與強(qiáng)制認(rèn)證、生產(chǎn)許可證、防爆產(chǎn)品的三證一標(biāo)志等相符合。二是審查招標(biāo)貨物的型號、數(shù)量、單位是否規(guī)范，主要審查國家有關(guān)淘汰產(chǎn)品政策、出臺的新替代型號及型號的完整性;審查數(shù)量，避免出現(xiàn)不限定數(shù)量致使投標(biāo)人無法報價情形，如“一批”、“一套”等;審查是否正確使用計量單位，招標(biāo)技術(shù)規(guī)范書不允許使用與國際、國家、行業(yè)不相適應(yīng)的計量單位，如“米”國際標(biāo)示應(yīng)為小寫“m”;電流互感器的單位一組，應(yīng)表示三只。三是審查參數(shù)以達(dá)到投標(biāo)人順利報價為目的;審查招標(biāo)的技術(shù)規(guī)范與圖紙是否相符，招標(biāo)人對有關(guān)產(chǎn)品進(jìn)行技術(shù)要求時往往沒有對有關(guān)圖紙進(jìn)行修改，造成文不對圖，審查后按照招標(biāo)人的真實(shí)意思對不相符之處做相應(yīng)修改。

　　在開評標(biāo)階段設(shè)置風(fēng)險控制點(diǎn)。在此階段按照流程設(shè)計進(jìn)行規(guī)范操作，避免引起質(zhì)疑和投訴。一是強(qiáng)化對其風(fēng)險責(zé)任，要求委托單位所提供的標(biāo)底一律由編制人、審核人、批準(zhǔn)人簽字生效，并密封。二是要求所有委托招標(biāo)的項目都要提供主合同、材料預(yù)算和施工預(yù)算的復(fù)印件。業(yè)務(wù)主管按以下程序主持開標(biāo)會：公布投標(biāo)人名稱、數(shù)量，并點(diǎn)名確認(rèn);宣布開標(biāo)人、唱標(biāo)人、記錄人、監(jiān)標(biāo)人姓名;宣布開標(biāo)紀(jì)律;檢查投標(biāo)文件的密封情況;宣布開標(biāo)順序，當(dāng)眾開標(biāo)，記錄在案并簽字確認(rèn)。業(yè)務(wù)主管按以下程序主持評標(biāo)會：介紹評委、監(jiān)督組成情況，招標(biāo)會每次都有分公司、項目部和紀(jì)檢監(jiān)察部門代表參加。邀請監(jiān)督人宣讀評標(biāo)紀(jì)律;邀請業(yè)主代表介紹項目背景;組織評委熟悉招標(biāo)文件;組織選舉評委會主任;組織項目組成員配合評標(biāo)。此外還規(guī)定項目負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)主管在開評標(biāo)階段的風(fēng)險控制責(zé)任：項目負(fù)責(zé)人對評標(biāo)中出現(xiàn)的疏漏，及時處理;招標(biāo)中心負(fù)責(zé)人必須在開評標(biāo)現(xiàn)場，最終處理異常問題。

　　在招標(biāo)監(jiān)督方面設(shè)置風(fēng)險控制點(diǎn)。為保證招標(biāo)的公開、公平、公正和誠實(shí)信用。在開標(biāo)前準(zhǔn)備階段規(guī)定：開標(biāo)前一工作日，業(yè)務(wù)部門協(xié)同招標(biāo)人聯(lián)系本次招標(biāo)監(jiān)督;在評標(biāo)階段，項目負(fù)責(zé)人填制《中標(biāo)結(jié)果確認(rèn)函》，經(jīng)招標(biāo)人確認(rèn)后交監(jiān)督人審核;在發(fā)放中標(biāo)通知書階段規(guī)定：項目負(fù)責(zé)人在媒體上公示中標(biāo)結(jié)果，投標(biāo)人可以提出質(zhì)疑和投訴，公示期結(jié)束、質(zhì)疑和投訴解決處理后，發(fā)放中標(biāo)通知書。如有廢標(biāo)，業(yè)務(wù)主管分析廢標(biāo)原因，提出解決辦法。

　　在中標(biāo)通知書的發(fā)放環(huán)節(jié)建立風(fēng)險控制點(diǎn)。鞍鋼建設(shè)集團(tuán)招標(biāo)原中標(biāo)通知書紙張為普通A4紙張，針對中標(biāo)通知書檔次低、容易偽造的情況，設(shè)計了充分展示企業(yè)形象、特殊紙質(zhì)制作的中標(biāo)通知書，并由綜合部門對中標(biāo)通知書的發(fā)放實(shí)行統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)部門登記領(lǐng)取后使用，以防出現(xiàn)仿制中標(biāo)通知書與客戶簽訂合同的情形，且提升了企業(yè)形象。

　　建立分包方準(zhǔn)入及退出機(jī)制

　　分包方準(zhǔn)入。一是公司對分包方實(shí)行準(zhǔn)入制管理，凡進(jìn)入公司范圍內(nèi)施工的分包方，均需持有公司核發(fā)的分包方準(zhǔn)入證。在分包招標(biāo)前必須事先辦理準(zhǔn)入證，無準(zhǔn)入證的分包方不允許參加招投標(biāo)。準(zhǔn)入證實(shí)行一法一證制，即同一個法人不同負(fù)責(zé)人的分包方，不得分別辦理準(zhǔn)入證。針對某一具體工程分包招標(biāo)，分包方投標(biāo)時要有法人授權(quán)，授權(quán)書內(nèi)容必須清楚地表明被委托人的姓名、部門、崗位職務(wù)、授權(quán)業(yè)務(wù)范圍、聯(lián)系方式等基本內(nèi)容。

　　二是分包方準(zhǔn)入手續(xù)由公司招標(biāo)中心統(tǒng)一辦理，凡準(zhǔn)入的分包方應(yīng)根據(jù)對其初次評審打分結(jié)果，按專業(yè)范圍劃分A、B、C三類建立分包方信息庫，招標(biāo)時選擇同專業(yè)、同類別的分包方平等參與競標(biāo)。

　　三是制定分包方入圍評分標(biāo)準(zhǔn)，80分以上為A類、70-79分為B類、60-69分為C類、59分以下為不合格，不合格不得入圍。

　　四是明確了分包方辦理準(zhǔn)入證的條件及需提供的下列資質(zhì)材料:《分包企業(yè)辦理準(zhǔn)入證申請書》、《分包方企業(yè)基本情況一覽表》;提供企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、施工資質(zhì)證、安全生產(chǎn)許可證、法人代表身份證、法人授權(quán)委托書及被委托代理人身份證件;同時還需提供：分包方主要管理人員及施工設(shè)備機(jī)具配置的明細(xì);擬派分包項目負(fù)責(zé)人(項目經(jīng)理)建造師注冊證書、安全管理、質(zhì)量管理、特種作業(yè)等須持證上崗證人員的有效證件;之前分包類似工程的業(yè)績資料(開竣工報告或施工合同);上一年度企業(yè)經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況報表(資產(chǎn)負(fù)債表、現(xiàn)金流量表、利潤表)等資料。

　　對分包方再評價。公司對工程/勞務(wù)分包方實(shí)行再評價和準(zhǔn)入證年檢制管理。每年的3月1日至6月30日為準(zhǔn)入證年檢時間，過期未辦理年檢手續(xù)的分包方，將予以注銷。要求分包方在規(guī)定時間內(nèi)攜帶合法有效的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書和安全生產(chǎn)許可證、代碼證書等證件副本原件及蓋章的復(fù)印件;法人授權(quán)委托書等資質(zhì)材料到公司招標(biāo)中心辦理年檢手續(xù)，合格后由公司招標(biāo)中心負(fù)責(zé)備案簽章。

　　分包方退出。一是公司對分包方實(shí)行按分包項目動態(tài)考核管理，考核內(nèi)容包括：分包方施工技術(shù)管理及施工能力，人員素質(zhì)及持證上崗，工程質(zhì)量和工期進(jìn)度、安全環(huán)保管理、分包合同履約及信譽(yù)等內(nèi)容?？己藭r間要求：分包項目每一合同項目施工結(jié)束后30日內(nèi)由項目經(jīng)理部和分公司相關(guān)職能部門對分包方進(jìn)行考核，即再評價。對于重點(diǎn)工程項目由公司工程管理部組織公司相關(guān)職能部門對分包方進(jìn)行考核，即再評價?？缒甓鹊墓こ堂堪肽曛辽倏己艘淮?，由參與考核評價的部門填寫《分包工程項目綜合考核評價表》，報公司招標(biāo)中心匯總，并將考核結(jié)果錄入分包方信息庫中，據(jù)此作為對分包方進(jìn)行考核和再評價的重要依據(jù)之一。經(jīng)考核合格的分包方，其名單繼續(xù)在合格分包方信息庫中保留。經(jīng)考核和再評價不合格的分包方，從合格分包方信息庫中剔除。管理表格樣式見附件。

　　二是再評價準(zhǔn)則及評分方法。其中：施工技術(shù)管理及施工能力0-20分;人員素質(zhì)及持證上崗和設(shè)備能力0-20分;工程質(zhì)量和工期進(jìn)度0-20分;安全環(huán)保管理0-20分;合同履約及信譽(yù)0-20分。上述5項之和為綜合評分。得分80分以上為優(yōu)秀，即A類;70-79分為良好，即B類：60-69分為合格，即C類;59分以下為不合格。

　　三是項目經(jīng)理部和相關(guān)職能部門應(yīng)加強(qiáng)對分包方的動態(tài)管理和日?？己嗽u價，如因分包方原因不能滿足分包合同要求，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失，對公司的社會信用和名譽(yù)造成損害的，應(yīng)對分包方及時進(jìn)行考核評價，并采取限期糾正、停工或終止分包合同的措施，將其列入不合格的分包方，重新選用新的分包方。

　　四是凡被公司列入不合格的分包方，必須嚴(yán)格禁用并將其從合格分包方信息庫中剔除，兩年內(nèi)不得選用。對有下列行為之一的分包方，應(yīng)視為不合格分包方：出具虛假資質(zhì)證明的;出現(xiàn)重大質(zhì)量事故或因質(zhì)量問題嚴(yán)重?fù)p害我公司企業(yè)形象、信譽(yù)和權(quán)益的;嚴(yán)重違約，工程進(jìn)度不能滿足分包合同要求，致使總包合同重要工期節(jié)點(diǎn)延誤的;發(fā)生重大安全、環(huán)保事故或安全、環(huán)保事故頻發(fā)的;以不正當(dāng)手段獲取分包業(yè)務(wù)或假借他人名義從事分包業(yè)務(wù)的;拖欠勞務(wù)人員工資，或煽動勞務(wù)人員鬧事的;違法轉(zhuǎn)包分包項目的。被公司列為不合格的分包方，既包括分包方企業(yè)，也包括分包方派駐現(xiàn)場的主要管理人員，在我公司范圍內(nèi)禁止該分包方(包括主要管理人員)更換企業(yè)名稱或借他人名義再承攬分包業(yè)務(wù)。(作者：鞍鋼建設(shè)集團(tuán))

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