項(xiàng)目管理：實(shí)現(xiàn)按時(shí)、按預(yù)算、基于目標(biāo)的交付的七個(gè)步驟

發(fā)布日期：2017-10-17來(lái)源：網(wǎng)絡(luò)來(lái)源編輯：張繼蕊

[摘要]

　　 根據(jù)項(xiàng)目管理研究所(Project Management Institute，PMI)2017年的“職業(yè)脈搏”的全球調(diào)查，由于項(xiàng)目績(jī)效不佳，組織每投入10億美元就浪費(fèi)9700萬(wàn)美元。是的，這比上一年的調(diào)查下降了20%，但事實(shí)是，項(xiàng)目仍然以驚人的速度失敗。 項(xiàng)目失敗的主要高層次原因是什么?自2006年以來(lái)，PMI已經(jīng)對(duì)項(xiàng)目管理從業(yè)人員進(jìn)行了年度全球調(diào)查，以繪制項(xiàng)目管理的當(dāng)前和未來(lái)趨勢(shì)。調(diào)查重點(diǎn)介紹了項(xiàng)目，計(jì)劃和投資組合經(jīng)理的反饋和見(jiàn)解以及對(duì)第三方數(shù)據(jù)的分析，并闡明了如今要成為一名成功的項(xiàng)目經(jīng)理要付出的代價(jià)。

　　 PMI在成功率方面定義了兩種類型的表現(xiàn)：冠軍和表現(xiàn)不佳者，他們達(dá)到以下的平均百分比：

　　 不足為奇的是，與33%的表現(xiàn)不佳者相比，冠軍的項(xiàng)目成功率往往高達(dá)92%。

　　 過(guò)去，當(dāng)項(xiàng)目失敗時(shí)，項(xiàng)目層面的因素得到了更多的關(guān)注。我們往往忽視或忽略了項(xiàng)目的成功或失敗率受到更高層次的組織范圍的因素的驅(qū)動(dòng)。當(dāng)兩者要么不一致，要么不存在時(shí)，這些高層次因素使項(xiàng)目專業(yè)人員實(shí)際上不可能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。

　　 以下七個(gè)步驟是確保按時(shí)、按預(yù)算和基于目標(biāo)的項(xiàng)目交付的關(guān)鍵;如果公司和項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)決意要?jiǎng)?chuàng)造利益相關(guān)方想要的可持續(xù)發(fā)展的成果，他們應(yīng)在所有這些領(lǐng)域步調(diào)一致。

　　 1.通過(guò)EPMO理順公司范圍的戰(zhàn)略目標(biāo)

　　 考慮能推動(dòng)所有公司舉措的路線圖。沒(méi)有它，各組織的團(tuán)隊(duì)就會(huì)冒險(xiǎn)摸索著前進(jìn)，這反過(guò)來(lái)又會(huì)危及長(zhǎng)期目標(biāo)。因此，更多的公司正在接受企業(yè)范圍的項(xiàng)目管理辦公室(enterprise-wide project management office，EPMO)的需求。EPMO是一個(gè)集中的戰(zhàn)略業(yè)務(wù)級(jí)功能，旨在為治理，最佳實(shí)踐，培訓(xùn)，指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)和采用技術(shù)/工具以及規(guī)范業(yè)務(wù)流程等問(wèn)題提供企業(yè)范圍的支持。

　　 PMI表示：“在我們調(diào)查的有項(xiàng)目管理辦公室的組織中，半數(shù)報(bào)告說(shuō)有一個(gè)企業(yè)范圍的項(xiàng)目管理辦公室(EPMO)。那些將EPMO與戰(zhàn)略(即有一個(gè)戰(zhàn)略性EPMO)保持一致的組織報(bào)告說(shuō)38%的項(xiàng)目符合最初目標(biāo)和業(yè)務(wù)意圖，而33%的項(xiàng)目被視為失敗。”

　　 2.踐行效益實(shí)現(xiàn)管理

　　 和公司范圍的戰(zhàn)略和EPMO路線同樣重要的還有發(fā)現(xiàn)、執(zhí)行和維護(hù)效益實(shí)現(xiàn)計(jì)劃。

　　 PMI的調(diào)查顯示：“效益實(shí)現(xiàn)管理(BRM)是將項(xiàng)目、程序和投資組合與組織總體戰(zhàn)略保持一致的有力方法。但是，這個(gè)方法嚇倒了很多人，因?yàn)樗鼪](méi)有一個(gè)廣泛接受的BRM流程可以遵循。盡管如此，更多的組織正在采取措施以建立發(fā)現(xiàn)效益和監(jiān)督進(jìn)度的程序，這事關(guān)在整個(gè)產(chǎn)品生命周期及其以后的階段獲得效益。事實(shí)上，我們調(diào)查報(bào)告中有31%的組織報(bào)告了很高的效益實(shí)現(xiàn)成熟度。”

　　 效益實(shí)現(xiàn)管理決定了將項(xiàng)目與戰(zhàn)略連接起來(lái)的“方式”。作為其領(lǐng)導(dǎo)力系列的一部分，PMI已經(jīng)建立了效益實(shí)現(xiàn)管理框架指南(pdf)，以幫助：

　　 •“確定項(xiàng)目、計(jì)劃和投資組合是否可以產(chǎn)生預(yù)期業(yè)務(wù)成果的好處。”

　　 •執(zhí)行效益管理以最小化未來(lái)效益的風(fēng)險(xiǎn)，并最大化獲得額外效益的機(jī)會(huì)。

　　 •維持效益以確保無(wú)論項(xiàng)目或計(jì)劃產(chǎn)生了什么都要繼續(xù)創(chuàng)造價(jià)值。”

　　 3.減小戰(zhàn)略制定與執(zhí)行之間的差距

　　 接下來(lái)需要解決的問(wèn)題是如何執(zhí)行公司范圍的戰(zhàn)略。PMI的調(diào)查顯示，在過(guò)去12個(gè)月中，只有60%的組織知道如減小和確認(rèn)策略與執(zhí)行策略之間的差距。這可能包括發(fā)現(xiàn)人才和資源、得到團(tuán)隊(duì)和行政支持者、團(tuán)隊(duì)和利益相關(guān)者的支持等等的一切，以選擇正確的工具或方法等。決定如何執(zhí)行戰(zhàn)略是重要的一步。這是放慢腳步并確保所有這些因素被考慮在內(nèi)并仔細(xì)規(guī)劃的一個(gè)良好的階段。錯(cuò)過(guò)這一步驟的風(fēng)險(xiǎn)在很多方面可能變得代價(jià)高昂。

　　 4.獲得(并保有)行政贊助

　　 行政贊助的作用是支持全公司的項(xiàng)目并建立項(xiàng)目與公司目標(biāo)之間的聯(lián)系。行政贊助者還支持項(xiàng)目、加強(qiáng)參與、協(xié)助化解沖突或解決問(wèn)題，提供指導(dǎo)，并設(shè)立成功所需的預(yù)算和資源。企業(yè)文化也在這些執(zhí)行層面得以確定，企業(yè)文化還決定了團(tuán)隊(duì)文化和協(xié)作水平。

　　 想象一下沒(méi)有足夠贊助的項(xiàng)目的負(fù)面影響。PMI的報(bào)告指出，“積極參與的行政贊助者仍然是項(xiàng)目是否達(dá)到最初目標(biāo)和業(yè)務(wù)意圖的主要?jiǎng)恿Α＿@個(gè)事實(shí)不為調(diào)查受訪者了解，他們透露與去年相比，具有熱心的贊助者的組織項(xiàng)目比例增加了62%——平均有62%，高于去年的59%。”

　　 5.聘請(qǐng)(并留住)合適的人才

　　 項(xiàng)目成功主要?dú)w功于執(zhí)行它們的人。人才選拔，培訓(xùn)與發(fā)展，指導(dǎo)和信任對(duì)于個(gè)人和團(tuán)隊(duì)如何交互和執(zhí)行項(xiàng)目至關(guān)重要。被認(rèn)為是“冠軍”的公司正在優(yōu)先考慮技術(shù)技能的發(fā)展(76%的冠軍對(duì)19%的表現(xiàn)不佳者)，領(lǐng)導(dǎo)技能(76%的冠軍對(duì)16%的表現(xiàn)不佳者)，以及戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)管理技能(65%的冠軍對(duì)14%的表現(xiàn)不佳者)——在所有關(guān)鍵領(lǐng)域。當(dāng)人才投資產(chǎn)生時(shí)，這會(huì)增加獲得支持的機(jī)會(huì)。結(jié)果，人們認(rèn)為他們的貢獻(xiàn)是達(dá)成目標(biāo)的關(guān)鍵，他們認(rèn)為這樣更有可能充分利用自己的知識(shí)和技能。

　　 6.采用敏捷

　　 發(fā)現(xiàn)、選擇和正確地使用每個(gè)項(xiàng)目的最佳方法對(duì)于實(shí)現(xiàn)所期望的結(jié)果很重要。敏捷是應(yīng)用最廣泛的方法之一。事實(shí)上，PMI在過(guò)去12個(gè)月中報(bào)告說(shuō)，20%的項(xiàng)目是使用敏捷開(kāi)發(fā)的，“71%的組織現(xiàn)在報(bào)告說(shuō)它們使用敏捷方法來(lái)開(kāi)展項(xiàng)目，有時(shí)甚至比以往更頻繁地使用。”該調(diào)查還討論了“冠軍更熱衷于在項(xiàng)目中使用敏捷方法——冠軍55%的采用率對(duì)表現(xiàn)不佳者24%的采用率。”

　　 7.解決技術(shù)和業(yè)務(wù)顛覆

　　 根據(jù)PMI的報(bào)告：“聯(lián)網(wǎng)革命越來(lái)越多地被諸如智能手機(jī)和平板電腦等手持電子設(shè)備所推動(dòng)，正在滲透到偏遠(yuǎn)和貧窮的鄉(xiāng)村，并且?guī)缀蹩隙ㄓ兄诤芏嘈袠I(yè)和國(guó)家的分布式項(xiàng)目的擴(kuò)散。”隨著這種趨勢(shì)的發(fā)生，公司繼續(xù)迫于壓力而采用能夠靈活運(yùn)用的技術(shù)，同時(shí)滿足利益相關(guān)者日益增長(zhǎng)的需求。抵制變革可能迫使企業(yè)陷入停滯狀態(tài)，使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)難以敏捷和有效。據(jù)PMI指出：“組織的領(lǐng)導(dǎo)者正在調(diào)整策略以應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)顛覆。對(duì)于很多人而言，它是“不成功，毋寧死。為了在市場(chǎng)上不至于無(wú)足重輕，高管們認(rèn)識(shí)到他們需要引領(lǐng)轉(zhuǎn)型，而不僅僅是追隨。”

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