如何管理和充分使用緊缺的項目資源

發(fā)布日期：2018-01-08來源：網(wǎng)絡(luò)來源編輯：張繼蕊

[摘要]

　　 項目事無巨細，無論忽略什么都有可能會導(dǎo)致項目的失敗。雖然從事項目管理年頭不長，但是項目執(zhí)行中的酸甜苦辣卻真真切切的體會了個遍，為接下來更精彩的項目生涯打下了基礎(chǔ)。

　　 下面要講到的是我認為比較典型的故事，說它典型是因為在這個項目執(zhí)行期間，我們項目團隊和我這個主要的負責(zé)人所碰到的問題比較全面，在項目管理中也比較常見。在過去了幾年之后，回顧一下當時的這些事情，慶幸能經(jīng)歷這些問題，讓自己在管理一個項目的技巧和意識方面有一定的提高，也讓自己的心理承受能力有了一個洗禮。同時也使同事們的感情因為這段一起奮斗過來的歷程更“鐵”了，我想說，只要使用了比較恰當?shù)?ldquo;軟技巧”，項目可以使團隊更緊密團結(jié)在項目管理者的周圍。

　　 本項目發(fā)生在深圳，為客戶提供配套的供氣系統(tǒng)。由于合同簽訂日期晚于設(shè)想的開工日期，導(dǎo)致設(shè)計，設(shè)備采購和施工周期非常緊張，加上一系列不可預(yù)見的問題，就構(gòu)成了本項目的主要難題。為了解決項目中碰到的問題，項目團隊做了以下努力，使得項目順利完工。

　　 1.溝通(下包和內(nèi)部)

　　 溝通包括很多方面，有內(nèi)部溝通和外部溝通之分：

　　 內(nèi)部溝通：公司或組織內(nèi)部溝通包括與采購，財務(wù)，運行(項目完成后我們有專門的團隊對裝置進行操作和維護)，項目部門內(nèi)部，項目團隊內(nèi)部，公司領(lǐng)導(dǎo)的溝通等等。

　　 外部溝通：設(shè)計院，審圖單位，當?shù)乇O(jiān)管部門(包括質(zhì)監(jiān)，安監(jiān)，建設(shè)局，消防局，投資管理局等等)，海關(guān)，客戶和各種各樣的下包商的溝通。

　　 這些溝通都是必須的，可以說只有有效和有針對性的溝通，才能達到項目目標，很多時候漂亮的報告可以事半功倍。這里就強調(diào)下：

　　 與下包商的管理很需要技巧。

　　 ·設(shè)備采購，設(shè)備基礎(chǔ)與之前的圖紙不匹配，造成設(shè)備無法完成吊裝。后來設(shè)備供應(yīng)商到現(xiàn)場進行了道歉，澄清了是因為更新圖紙沒有發(fā)送成功，同時也沒有追蹤溝通的結(jié)果。作為項目管理人員也應(yīng)該對該事件反省，在(土建)施工之前應(yīng)該將所有設(shè)備圖紙與供應(yīng)商最后做一次澄清。這點上完全說明了：

　　 溝通不應(yīng)只限于傳達，還應(yīng)確保對方接收到了傳達的信息，并完全理解了所要表達的內(nèi)容，這樣才算是有效的溝通;

　　 無論是誰的原因，只要溝通沒有達到目的，雙方都有一定的責(zé)任，對于項目管理人員更無法逃避因溝通不利而引起的結(jié)果，因為這一切都會導(dǎo)致項目執(zhí)行受阻;

　　 ·設(shè)備采購，設(shè)備交期一再拖延。這時候就需要及時和公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，調(diào)用公司資源，為項目執(zhí)行鋪平道路;

　　 · 現(xiàn)場施工，你不僅僅是甲方，是支付費用的一方，還應(yīng)該是他們的朋友。安全在項目周期中，尤其是現(xiàn)場施工中都是重中之重。但是只是強調(diào)對分包施工單位的安全要求，一味對對方施壓，而沒有有效的溝通，難免不會引起反彈，對施工安全，進度造成影響。所以在分包合同簽訂之前一定要強調(diào)和讓分包單位掌握安全要求。其次，在現(xiàn)場施工時，會有較長一段時間一起工作生活，工作之余的個人感情還是需要認真培養(yǎng)和維護的。

　　 和客戶的有效溝通是必須的，只有了解他們的期望并加以管理，項目才能順利得達到目標，如果不在一開始對客戶的期望有一個完整徹底的了解，很難說項目不會失敗或不會碰到問題。在本項目中，客戶對工期要求十分苛刻，但是經(jīng)過溝通后發(fā)現(xiàn)：對于第一期工期是可以通過臨時系統(tǒng)達到的，而對于第二期工期是可以與客戶商榷的。這樣就釋放了一定的施工壓力，項目目標也調(diào)整為：必達臨時系統(tǒng)工期，努力施行正式系統(tǒng)工期。

　　 有效的溝通：成立項目辦公室，讓核心項目成員一起入住辦公;其次通過電話會議，借用一些專家意見或及時共享重要信息;

　　 立定期會議制度，明確項目目標，定期回顧目標完成度;建立項目責(zé)任制度，明確各項目成員的具體目標，一定要是可追溯，可評價和可操作的目標。

　　 2.項目團隊管理，包括：

　　 當項目資源緊缺的時候，要管理和充分使用項目資源。按各人所長分配任務(wù)，同時確保各人的負荷基本平衡。還有很重要的就是責(zé)任落實到人，尤其是一些棘手的任務(wù)，必須明確責(zé)任和責(zé)任人。

　　 關(guān)心項目團隊成員的成長，能力的培養(yǎng)?？梢詫σ恍└信d趣的成員，在有時間的情況下，做一些項目內(nèi)部的培訓(xùn)，將他們的知識提高到一定程度，在某些時刻可以得到意料之外的作用。因為項目中有很多需要進口保管的設(shè)備，而海關(guān)人員經(jīng)常要詢問設(shè)備的作用和功能，一開始項目團隊中只有我清楚整個系統(tǒng)流程和設(shè)備情況，我在有條件的情況下，對其他同事做介紹和說明。后來在我無法分身的情況下，幾位同事都可以出面去接觸相關(guān)的海關(guān)人員，確保了項目順利實施。

　　 項目團隊團結(jié)氣氛的建立，培養(yǎng)和維護。在項目工作開展的同時，一定要千方百計讓項目成員有放松和發(fā)泄壓力的機會。出去吃飯和娛樂也是需要的。

　　 項目團隊成員的想法要及時回饋和指導(dǎo)。對于項目成員提出的意見和建議一定要認真對待，不可以傷及他們的積極性。

　　 　3. 項目回顧，lesson learn。

　　 這是一個非常重要的過程，大家學(xué)習(xí)PMBOK的時候肯定都接觸到了這一點，因為只有回顧了該項目中的成敗得失，管理人員和組織中的其他人員才能在此基礎(chǔ)上更好的得到成長。沒有總結(jié)和記錄，就沒有(明顯的)成長和進步。

　　 這是一個非常重要的過程，大家學(xué)習(xí)PMBOK的時候肯定都接觸到了這一點，因為只有回顧了該項目中的成敗得失，管理人員和組織中的其他人員才能在此基礎(chǔ)上更好的得到成長。沒有總結(jié)和記錄，就沒有(明顯的)成長和進步。

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