項目管理中的變更控制流程

發(fā)布日期：2016-01-05來源：編輯：流水

[摘要]

　　 變更是讓所有項目管理人士頭痛的話題，變更的管理能力也體現(xiàn)了一個項目經(jīng)理的管理水平。管理變更不是做了計劃以后就不允許變，而是當(dāng)變化將要發(fā)生或正在發(fā)生的時候?qū)ζ涔芾怼１苊庖恍┎槐匾兏陌l(fā)生，同時也要推動對項目有利的變更得到批準(zhǔn)執(zhí)行。不管是避免還是推動，目的都是要讓變更得到綜合評估、審批和跟蹤。 在實際工作中，變更涉及到兩種情況。一種情況是變更還沒有發(fā)生;一種情況是變更沒有經(jīng)變更控制流程已經(jīng)發(fā)生了。對于這兩種變更的處理方法不同。下面具體梳理一下變更的控制流程。

　　 首先，對于沒有發(fā)生的變更，我們應(yīng)該遵循以下原則：1變更申請者提出變更，并提交變更申請單(CR)，在CR里詳細(xì)描述變更內(nèi)容，并寫明變更的理由。大家需要注意的有三點：第一點，申請者通常在提交變更之前分析自己變更的內(nèi)容以支持變更的理由。但是，這里的“分析”不是我們整體變更控制里的“綜合分析”。畢竟，對任何一位變更提出者來說，都會期望變更是對自己有利的，因此，他的分析并不是基于整體來分析的。如果我們按照申請者分析的結(jié)果作為依據(jù)來審批變更請求，這恰恰規(guī)避了整體變更控制流程。第二點，很多時候，變更的提出者未必會按照變更控制流程主動提出變更，那么作為項目團(tuán)隊成員就要根據(jù)提出者的要求填寫變更申請單，并征求變更提出者的意見以后作為正式的CR進(jìn)行提交。第三點，變更請求是提交給項目管理團(tuán)隊，而不是直接提交給審批者，更不能直接提交給CCB。2項目經(jīng)理或項目管理團(tuán)隊根據(jù)正式的CR召集相關(guān)干系人對變更請求進(jìn)行綜合分析。分析變更對項目的綜合影響，并對變更的實施提出建議。本步驟的"分析"才是整體變更控制的分析過程，也是項目團(tuán)隊需要關(guān)注的工作。3項目團(tuán)隊將CR連同綜合分析的結(jié)果和實施建議根據(jù)變更管理計劃提交給相應(yīng)的干系人進(jìn)行審批。項目的變更管理計劃里定義了變更的批準(zhǔn)層次及干系人在變更管理過程的角色和職責(zé)，項目團(tuán)隊?wèi)?yīng)該根據(jù)變更管理計劃獲得相關(guān)干系人對變更的審批。審批人員或者團(tuán)隊可以基于項目的整體要求批準(zhǔn)變更，也可以否決變更。如果變更被否決了，申請者可能還要提交更多信息以支持再次獲得審批。不管是批準(zhǔn)還是否決，都應(yīng)該在變更日志中對狀態(tài)進(jìn)行記錄。4如果變更請求得到批準(zhǔn)，則需要將被批準(zhǔn)的變更請求更新到相關(guān)的文件或計劃里，以反應(yīng)更新內(nèi)容，同時也保證相關(guān)干系人參照同一版本的項目計劃或文件來執(zhí)行項目工作。5通知受變更影響的干系人，并按照計劃執(zhí)行批準(zhǔn)的變更。6對被批準(zhǔn)執(zhí)行的變更求情實施情況進(jìn)行跟蹤。以上是對沒有發(fā)生的變更的管理，按照變更的控制流程來實施，影響規(guī)避整體變更控制的因素，使所有變更都在變更管理計劃的指導(dǎo)下被管理。

　　 另外一種情況是對沒有實施整體變更控制，但已經(jīng)發(fā)生的變更的管理。

　　 對這類變更，我們首先要了解變更的內(nèi)容，然后要分析已經(jīng)發(fā)生的變更對項目的影響情況。如果變更是有利的，則要按照變更管理計劃補齊相關(guān)的手續(xù);如果變更對項目不利，則要終止變更，并提出變更請求補救實施的變更對項目帶來的不利影響。完成以上工作以后，項目團(tuán)隊還要對變更管理程序進(jìn)行重新審查和修訂，消除導(dǎo)致規(guī)避整體變更控制的因素，以避免未來再出現(xiàn)同樣的類似問題。

　　 在實際工作中，每個公司都有自己的項目管理變更控制系統(tǒng)，對于每個項目還應(yīng)該制定符合本項目的變更管理程序。即使這樣，對項目上所有的變更也不可能完全按照變更管理計劃來實施。如果項目管理變更控制系統(tǒng)是變更管理的主脈絡(luò)，那么項目變更管理計劃就是變更管理的子脈絡(luò)。項目經(jīng)理應(yīng)該讓盡可能讓變更的管理沿著主脈絡(luò)實施;“陣而后兵，兵法之常;運乎之妙，存乎一心。”在某些情況下，項目經(jīng)理還必須要根據(jù)實際情況靈活變通，使變更管理更適合項目的實際實施需要。

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