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項(xiàng)目經(jīng)理能承擔(dān)的責(zé)任很有限
談起項(xiàng)目管理,人們一般會(huì)想到“項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制”,但實(shí)際上項(xiàng)目經(jīng)理擁有的權(quán)限和資源很少,他們能夠承擔(dān)得起的責(zé)任也很少。決定項(xiàng)目成敗的很多原因甚至大部分原因在項(xiàng)目經(jīng)理的層面上是不能解決的。
1.他不能決定哪些項(xiàng)目該干,哪些項(xiàng)目不該干
項(xiàng)目經(jīng)理之所以被稱為“項(xiàng)目經(jīng)理”,就是指有項(xiàng)目才有這個(gè)職位,沒有項(xiàng)目這個(gè)職位自然就消失了。項(xiàng)目具有臨時(shí)性的特點(diǎn),其中一個(gè)顯著的特點(diǎn)就是項(xiàng)目經(jīng)理是臨時(shí)的。盡管在企業(yè)中有的人的頭銜是“項(xiàng)目經(jīng)理”,但這是一個(gè)候補(bǔ)的虛銜,當(dāng)有了項(xiàng)目可管時(shí),他們才會(huì)成為真正的項(xiàng)目經(jīng)理。“先有項(xiàng)目,再有項(xiàng)目經(jīng)理”是基本的時(shí)間順序。決定項(xiàng)目該不該干的是企業(yè)高管,項(xiàng)目經(jīng)理只是完成項(xiàng)目,他們不是項(xiàng)目的決策者。當(dāng)然,也有自導(dǎo)自演的情況,那就是高管親自兼任項(xiàng)目經(jīng)理。
企業(yè)的利潤都是來自于企業(yè)與外部相關(guān)方(顧客、供應(yīng)商、分包商等)的價(jià)值交換,來自于各種各樣的合同,這些合同都可以當(dāng)作項(xiàng)目來對(duì)待。這是企業(yè)項(xiàng)目化的重要原因。這些合同獲得后,會(huì)交給具體的項(xiàng)目經(jīng)理去完成,那么項(xiàng)目失敗后,誰來承擔(dān)責(zé)任呢?企業(yè)固然可以懲罰項(xiàng)目經(jīng)理,可以扣他們的獎(jiǎng)金、工資,甚至開除他們,但是,顧客和供應(yīng)商們一般都是向企業(yè)追繳損失,會(huì)將企業(yè)的法人代表告上法庭。這也是為什么人們常說企業(yè)里只有老板是沒有退路的原因。
據(jù)統(tǒng)計(jì),2000年,世界前200強(qiáng)企業(yè)中就有40多位總裁被迫辭職或被解聘,比例高達(dá)20%!我們國內(nèi)也不乏企業(yè)出了問題后高管層進(jìn)法院、進(jìn)監(jiān)獄的報(bào)道。這時(shí)候,企業(yè)高管只能將他們平常告誡員工時(shí)常用的話“沒有任何借口”用到自己身上了。企業(yè)在項(xiàng)目決策和實(shí)施過程中存在很多風(fēng)險(xiǎn),這些風(fēng)險(xiǎn)最終會(huì)落在他們頭上而不是項(xiàng)目經(jīng)理的頭上。
管理中最悲哀的事就是“以無比快的效率完成了一件不該干的事情”,“做正確的項(xiàng)目”往往比“將項(xiàng)目做正確”對(duì)企業(yè)來說更基本、更重要。對(duì)一個(gè)項(xiàng)目正確與否的判斷,責(zé)任不應(yīng)該由項(xiàng)目經(jīng)理來承擔(dān),他們也擔(dān)不起這個(gè)責(zé)任。如果非要將企業(yè)的責(zé)任強(qiáng)加給他們,就會(huì)產(chǎn)生追求項(xiàng)目局部效率而損害企業(yè)整體效益的情況。
2.項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)限和資源很有限
臨時(shí)性的項(xiàng)目經(jīng)理和穩(wěn)定的部門經(jīng)理之間常常存在資源使用上的沖突。項(xiàng)目經(jīng)理當(dāng)然是資源越多越好,而部門經(jīng)理則希望資源消耗得越少越好。因此,不僅項(xiàng)目決策項(xiàng)目經(jīng)理說了不算,即使在做項(xiàng)目計(jì)劃時(shí),項(xiàng)目經(jīng)理也說了不算。他們需要去和部門經(jīng)理商量,去找企業(yè)高管訴苦,去求爺爺告奶奶。
企業(yè)拿到商業(yè)合同后,不會(huì)將合同金額作為項(xiàng)目經(jīng)理可使用的費(fèi)用額度,一般都會(huì)盡可能扣掉更多的毛利。給項(xiàng)目的人員、設(shè)備也不會(huì)富余,因?yàn)檫@也會(huì)吃掉企業(yè)的利潤。特別是在企業(yè)存在多個(gè)項(xiàng)目的情況下,企業(yè)會(huì)加強(qiáng)資源的動(dòng)態(tài)調(diào)度效率,項(xiàng)目獨(dú)占某種資源變得更加困難。項(xiàng)目是臨時(shí)的,因此當(dāng)項(xiàng)目組成員面臨項(xiàng)目經(jīng)理和其所在的部門經(jīng)理之間的沖突時(shí),他們往往會(huì)放棄項(xiàng)目經(jīng)理。
在對(duì)項(xiàng)目供應(yīng)商、分包商的處理上,由于項(xiàng)目經(jīng)理并沒有權(quán)力代表公司與他們簽訂合同,并不能給他們利益,項(xiàng)目經(jīng)理能做的只是要求供應(yīng)商和分包商執(zhí)行合同,因此,項(xiàng)目經(jīng)理調(diào)用企業(yè)外部資源的能力也很有限。
發(fā)揮影響力
為了擺脫上述困境,項(xiàng)目經(jīng)理必須注意樹立和發(fā)揮其影響力。所謂影響力,是指能夠讓別人聽從你、追隨你的能力,也有人稱之為領(lǐng)導(dǎo)力。項(xiàng)目經(jīng)理的影響力來源于以下幾個(gè)方面。
1.資源
資源可以是任何有用的東西,可以是物質(zhì)的或者非物質(zhì)的。對(duì)資源的擁有不等于對(duì)資源的控制,所以項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該將重點(diǎn)放在爭取對(duì)項(xiàng)目資源的使用權(quán)方面。
來自高層的支持是項(xiàng)目經(jīng)理可用的第一重要資源, 因?yàn)橛辛似髽I(yè)高層的支持,項(xiàng)目經(jīng)理就有了足夠的支配企業(yè)其他資源的權(quán)力。項(xiàng)目經(jīng)理一定要管理好自己的上司。
此外,資源的獲取還可以通過與職能經(jīng)理們交換等方式實(shí)現(xiàn)。
2.信息
信息也是非常重要的力量。比如秘書人員,他們是給領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的,其工作本身沒有多少權(quán)力,但是秘書們掌握著大量的信息,這些信息關(guān)系到很多下屬人員的獎(jiǎng)懲、升降、工作的分配等,這對(duì)下屬人員的自身利益是至關(guān)重要的,因而秘書的話會(huì)有很多人聽。
項(xiàng)目經(jīng)理需要留心并掌握的信息主要有技術(shù)信息、來自相關(guān)方的社交系統(tǒng)的信息等。
3.專長
很多項(xiàng)目經(jīng)理出身于技術(shù)人員,這一種優(yōu)勢(shì)對(duì)他們而言是比較容易獲得的。
4.關(guān)系
人們都是講感情的,在中國尤其如此。成功管理項(xiàng)目,項(xiàng)目經(jīng)理必須與項(xiàng)目所有的相關(guān)方建立良好的人際關(guān)系。
在項(xiàng)目生命周期內(nèi),要多去問客戶,多去請(qǐng)教客戶。這不僅可以贏得客戶對(duì)項(xiàng)目的支持,還會(huì)使項(xiàng)目對(duì)客戶產(chǎn)生影響力。因?yàn)橐粋€(gè)人投入到一件事情中的時(shí)間越多,這件事對(duì)他的影響就越大。
企業(yè)有四種產(chǎn)品:一種是過去賺錢的產(chǎn)品, 一種是將來賺錢的產(chǎn)品,一種是現(xiàn)在賺錢的產(chǎn)品, 最可怕的是滿足管理者感情需要的產(chǎn)品。盡管這種產(chǎn)品現(xiàn)在不再賺錢了,但經(jīng)理人員覺得在產(chǎn)品開發(fā)的過程中,投入了那么多的心血和精力,對(duì)它有感情,不舍得放棄掉,結(jié)果耗費(fèi)了企業(yè)大量的資金不說,還損失了市場(chǎng)發(fā)展的機(jī)會(huì)。
如果過去的投入使我們產(chǎn)生了強(qiáng)烈的責(zé)任感, 如果改變這種責(zé)任感比較困難,那么,我們很可能受到以前投入程度的影響和制約。
5.壓力
對(duì)別人施加壓力,也可以對(duì)別人產(chǎn)生一定的影響力。
項(xiàng)目經(jīng)理可以通過對(duì)項(xiàng)目組成員施加壓力來提高影響力。這種壓力可以通過設(shè)定里程碑,通過項(xiàng)目過程中的檢查點(diǎn)不斷檢查項(xiàng)目的實(shí)施。
要不斷地對(duì)項(xiàng)目組進(jìn)行鼓勵(lì),激發(fā)團(tuán)隊(duì)士氣, 而且一定要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)獎(jiǎng)勵(lì)他們的理由。里程碑可以起到這樣的作用。
6.個(gè)人力量
人格魅力對(duì)于所有的管理人員來說都是重要的。
7.職位
當(dāng)以上幾方面都不足以對(duì)別人施加影響時(shí),職權(quán)就是項(xiàng)目經(jīng)理的底線。
項(xiàng)目的成功,除了要讓相關(guān)方滿意外,要建立和發(fā)展一支團(tuán)隊(duì),要使參加項(xiàng)目的人得到成長。只有項(xiàng)目組成員在參加完一次項(xiàng)目后感到得到了好處,才會(huì)有下次參加的熱情。作為項(xiàng)目組成員的上司,雖然是臨時(shí)的,項(xiàng)目經(jīng)理要盡可能地為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員爭取最多的利益,在不影響企業(yè)整體利益的前提下,時(shí)刻為下屬著想,才能算是個(gè)好上司。如果項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)下屬很苛刻,對(duì)無關(guān)人員倒是異常熱情,那就會(huì)引起下屬的不滿,進(jìn)而影響項(xiàng)目的完成。
項(xiàng)目經(jīng)理有評(píng)價(jià)和推薦的權(quán)力,項(xiàng)目經(jīng)理要充分利用好這個(gè)權(quán)力。項(xiàng)目組成員在項(xiàng)目結(jié)束后會(huì)回到原來所在的部門,項(xiàng)目經(jīng)理要提供書面的對(duì)該成員的評(píng)價(jià),這也給了部門經(jīng)理獎(jiǎng)勵(lì)成員的理由。
有人說,項(xiàng)目經(jīng)理是最有希望成為總經(jīng)理的人。在某種程度上這句話是正確的,因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)理的管理能力較職能部門來說更綜合全面,也更有挑戰(zhàn)性。其實(shí),即使是對(duì)職能部門而言,其管理人員也可分為兩類:一類是“官”,另一類是“吏”。“官” 是部門的主要負(fù)責(zé)人,“吏”則是部門的副職或輔助人員。在政府部門中“官”和“吏”的晉升是不一樣的,“官”需要選舉,“吏”則可以任命。
同樣,在企業(yè)中,各部門的“官”和“吏”的晉升途徑也是不一樣的。“官”一定要有過一線的經(jīng)驗(yàn),特別是擔(dān)任過項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的經(jīng)驗(yàn);而“吏”則可以是從學(xué)生中招聘或從部門內(nèi)部直接晉升。沒有主政過一方的政府官員很難有足夠的威信;同樣,沒有擔(dān)任過項(xiàng)目經(jīng)理、沒有擔(dān)任過一線負(fù)責(zé)人、沒有在其負(fù)責(zé)下創(chuàng)出業(yè)績的人員在企業(yè)中也很難有威信?!?/p>
成為真正的職業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理是極具挑戰(zhàn)性的!
丁榮貴,系統(tǒng)工程專業(yè)工學(xué)博士。現(xiàn)任山東大學(xué)管理學(xué)院教授、博士生導(dǎo)師,山東大學(xué)項(xiàng)目管理研究所所長。教育部“新世紀(jì)優(yōu)秀人才”、歐美同學(xué)會(huì)會(huì)員,中國建筑業(yè)協(xié)會(huì)工程項(xiàng)目管理專家委員。兼任中國項(xiàng)目管理研究會(huì)副秘書長、北京項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)副會(huì)長、《項(xiàng)目管理評(píng)論》雜志編委會(huì)副主任、《項(xiàng)目管理技術(shù)》雜志編委、山東省干部教育培訓(xùn)名師。
近年,現(xiàn)行資質(zhì)管理制度的缺陷逐漸暴露,資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)的不合理之處逐漸顯現(xiàn),資質(zhì)掛靠、違法分包和轉(zhuǎn)包等行為屢禁不止,擾亂了建筑市場(chǎng)的正常秩序。為此,各地建設(shè)主管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)和廣大企業(yè),交流了資質(zhì)管理運(yùn)行的現(xiàn)狀,提出資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)修訂的相關(guān)建議。
推進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施業(yè)務(wù),不能像“群眾都過河了,你還在摸石頭”的慢,也要防止“腳踩西瓜皮,滑到哪里算哪里”的亂,務(wù)必高屋建瓴,長遠(yuǎn)謀劃,做好推進(jìn)組織架構(gòu)、人才隊(duì)伍、專項(xiàng)考核的頂層設(shè)計(jì)。
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